Le cheminement à suivre :

1. EXAMEN DES DOCUMENTS DE SOUMISSIONS

Examiner les documents de soumissions, tels les invitations à soumissionner, les appels d'offres, les plans, les devis, les addenda, etc., établissant toutes les conditions requises pour la présentation d'une soumission conforme. Si le maître de l'ouvrage exige que les soumissions soient déposées par le truchement du BSDQ. Passez à l'item 4.

2. QUEL EST LE PRIX DES TRAVAUX À EXÉCUTER

Établir approximativement le prix de la soumission.

3. LES CONDITIONS D'APPLICATION DU BSDQ

Considérer les quatre conditions d'application. Si une des quatre conditions d'application est inexistante, les règles du Code ne s'appliquent pas à cette soumission.

4. OÙ ET QUAND DÉPOSER LA SOUMISSION?

Communiquer avec le bureau régional du BSDQ pour connaître la date, l'heure et l'endroit de dépôt de la soumission. Si le projet n'est pas encore enregistré au BSDQ, c'est la responsabilité du soumissionnaire de communiquer tous les détails pertinents à l'agent régional du BSDQ de sa région.

5. COMPLÉTER LA FORMULE DE SOUMISSION

Préparer la soumission suivant les documents fournis par le maître de l'ouvrage et selon le Code de soumissions du BSDQ. Le soumissionnaire doit compléter tous les espaces indiqués à la formule de soumission, s'assurant que les numéros des plans, les sections des devis et les addenda pour lesquels la soumission est préparée sont bien indiqués sur la formule de soumission. Si le maître de l'ouvrage fournit sa propre formule de soumission, le soumissionnaire doit obligatoirement l'utiliser, sous peine de voir sa soumission refusée par le maître de l'ouvrage. Dans tous les autres cas, seule la formule de soumission du BSDQ est acceptée.

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Télécharger la formule de soumission.

6. À QUI S'ADRESSE LA SOUMISSION?

Les documents de soumissions précisent habituellement le destinataire de la soumission (propriétaire ou entrepreneurs destinataires). Si l'information transmise ne permet pas l'identification du destinataire, il est suggéré de communiquer avec l'organisation à l'origine de l'appel d'offres.

6.1 Soumission au propriétaire

La formule de soumission originale doit être adressée au propriétaire, accompagnée des garanties de soumissions si requises.

Il est important de noter que la réglementation du BSDQ n'exige pas que la soumission adressée au propriétaire soit accompagnée d'un cautionnement de soumission et d'une lettre d'intention, à moins que les documents de soumissions ne l'exigent.

6.2 Soumission à des entrepreneurs destinataires

Le soumissionnaire doit présenter une soumission aux entrepreneurs intéressés à soumissionner sur le projet. Il est possible d'obtenir du maître de l'ouvrage, de son représentant ou de son association de construction, la liste des entrepreneurs destinataires.

N.B.: Le BSDQ n'est pas autorisé à fournir les listes d'entrepreneurs destinataires.

6.2.1 Le cautionnement

Lors de soumissions à un entrepreneur destinataire, le Code de soumissions prévoit que toute soumission dont le prix atteint ou dépasse 100 000 $ doit obligatoirement être accompagnée d'un cautionnement de soumission et d'une lettre d'intention ou d'un chèque visé. Le cautionnement de soumission ou le chèque visé doit être égal à 10% du prix de la soumission (sans les taxes), à moins d'indication contraire dans les documents de soumissions. Le soumissionnaire peut aussi joindre une garantie de soumission pour les soumissions de moins de 100 000 $, ce qui lui donnera un droit au contrat s'il est le plus bas soumissionnaire conforme.

7. SIGNATURE

Le soumissionnaire doit apposer sa signature aux endroits indiqués; une offre écrite non signée n'est pas une soumission valide.

8. LA DURÉE DE VALIDITÉ DE LA SOUMISSION

Les délais de validité de la soumission sont ceux indiqués dans les documents de soumissions. Si aucun délai n'est indiqué pour le soumissionnaire, la soumission devra être valide pour la période de validité de l'entrepreneur général à laquelle il faudra ajouter vingt (20) jours supplémentaires, plus le nombre de jours qui séparent le dépôt des soumissions des sous-traitants, de celui des entrepreneurs généraux ou trente (30) jours suivant l'octroit du contrat d'entreprise générale, selon la première de ces échéances. Si aucun délai n'est mentionné dans les documents de soumissions, la soumission sera valide pour la période de validité indiquée sur la formule de soumission.

9. LA MISE SOUS ENVELOPPES

Si le maître de l'ouvrage fournit des enveloppes spéciales, le soumissionnaire doit les utiliser; elles remplacent celles du BSDQ, sauf pour l'enveloppe de couleur verte ainsi que la grande enveloppe blanche qui doivent toujours être utilisées et qui sont les seules acceptées par le BSDQ. Dans les autres cas, le soumissionnaire doit utiliser les enveloppes du BSDQ.

À compter du 4 août 2008, il est possible de déposer des soumissions électroniquement via l'application de la transmission électronique des soumissions (TES). Pour obtenir un code d'usager, contactez le Centre de soutien TES au 1-866-355-0971 ou au 514-355-7600, option 2.

9.1 Les enveloppes de couleurs

Le soumissionnaire doit insérer sa formule de soumission ou une copie conforme de celle-ci dans les enveloppes de couleurs destinées au propriétaire, ou aux entrepreneurs destinataires et, lorsque requis, soumettre également une copie conforme dans les enveloppes désignées pour l'architecte et l'ingénieur-conseil. Le BSDQ est en mesure d'aider le soumissionnaire à identifier les professionnels qui doivent recevoir des copies conformes des soumissions.

Enveloppes de couleur canari

Cette enveloppe est spécialement conçue pour le propriétaire et doit contenir la soumission. Si le propriétaire fournit son enveloppe, celle-ci remplace l'enveloppe jaune canari du BSDQ, car l'enveloppe du propriétaire a toujours priorité sur celle du BSDQ.

N.B.: Cette enveloppe est utilisée seulement lorsqu'il s'agit de soumissions adressées au propriétaire ou encore lorsque le propriétaire demande une copie conforme de la soumission adressée à l'entrepreneur destinataire.

Enveloppe de couleur jaune or

Si requise, cette enveloppe doit contenir une copie conforme de la soumission et être adressée à l'architecte.

Enveloppe de couleur bleue

Lorsque requise, cette enveloppe doit aussi contenir une copie conforme de la soumission et être adressée à l'ingénieur-conseil.

Enveloppe de couleur verte

Cette enveloppe est toujours requise. Elle doit inclure une copie conforme et complète de la soumission et être adressée au BSDQ.

Si le soumissionnaire doit fournir une garantie de soumission, il doit en inclure l'original dans l'enveloppe verte, à moins que ces documents ne soient requis par le maître de l'ouvrage (propriétaire). Dans ce cas, il insère l'original dans l'enveloppe du maître de l'ouvrage et une copie dans l'enveloppe verte. IL EST DE LA PLUS GRANDE IMPORTANCE DE NOTER QU'AUCUNE ENVELOPPE NE SERA DISTRIBUÉE SI LA GRANDE ENVELOPPE BLANCHE NE CONTIENT PAS D'ENVELOPPE IDENTIFIÉE PAR LA COULEUR VERTE DU BSDQ.

Enveloppe de couleur rose

Cette enveloppe renferme la soumission adressée à chaque entrepreneur destinataire (entrepreneur général) et une copie du cautionnement et de la lettre d'intention ou du chèque visé s'il y a lieu.

N.B.: Le soumissionnaire peut adresser une soumission aux entrepreneurs destinataires de son choix. Il peut aussi présenter des soumissions à des prix différents aux divers entrepreneurs généraux. Cependant, dans ce cas, il doit fournir une copie conforme de chacune des soumissions au BSDQ. Le soumissionnaire doit agir de la même manière, si des copies sont exigées par le maître de l'ouvrage et les professionnels.

Les enveloppes de couleurs doivent être insérées dans l'enveloppe blanche.

9.2 La grande enveloppe blanche

La grande enveloppe blanche, destinée à recevoir les enveloppes de couleurs, est la seule acceptée par le BSDQ.

La face et l'endos de l'enveloppe doivent être dûment complétés, décrire le contenu, et indiquer les destinataires des enveloppes de couleurs.

Voici les informations requises:

Identification du soumissionnaire

Indiquer le nom, l'adresse complète ainsi que le numéro de téléphone et de télécopieur de l'entreprise.

Le nom du projet

Identifier le projet pour lequel la soumission est préparée.

La spécialité de la soumission

Indiquer la spécialité pour laquelle la soumission est déposée, telle qu'inscrite sur la formule de soumission, ainsi que la ou les sections du devis.

Les numéros d'engagement et la RBQ

Le soumissionnaire doit inscrire son numéro d'engagement et son numéro de dossier à la Régie du bâtiment du Québec, sinon l'enveloppe blanche sera refusée. Pour savoir ce qu'il faut faire pour se procurer un numéro d'engagement, consultez la rubrique «Engagement du soumissionnaire».

Soumission unique

Le soumissionnaire doit compléter cette section au cas où sa soumission serait unique. Il doit également signer à l'endroit désigné s'il désire que sa soumission ne soit pas acheminée. Autrement, si l'espace approprié n'est pas complété, la soumission sera automatiquement acheminée.

Endos de l'enveloppe blanche
Les destinataires de la soumission

• Propriétaire et/ou professionnels
  Inscrire le nom des entreprises à qui une enveloppe de couleur est adressée.
  
• Les entrepreneurs destinataires
  Inscrire la liste de tous les entrepreneurs destinataires à qui une soumission est adressée (toutes les enveloppes roses).

10. DERNIÈRE VÉRIFICATION AU BSDQ

Vérifier à nouveau la date et l'heure du dépôt de la soumission au BSDQ.